Weet u wat een vertrekkende werknemer echt kost? (Meer dan u denkt)

Weet u wat een vertrekkende werknemer echt kost? (Meer dan u denkt)

De kosten van vertrekvergoedingen zijn geregeld onderwerp van vurige debatten. Ondertussen is er maar weinig aandacht voor de verborgen, maar veel hogere kosten van een vertrekkende werknemer. Toch is het niet moeilijk die kosten te beredeneren.

Productiviteit opzegtermijn?

Als een werknemer ontslag aangezegd krijgt of zelf opzegt, zal hij  tijdens de opzegtermijn vaak niet meer heel productief zijn. Soms wordt de werknemer maar helemaal vrijgesteld zodat hij ook niks meer verkeerd kan doen. Soms blijft de medewerker met zichtbaar minder motivatie tot het einde van het dienstverband naar het werk komen. Of hij nou met zijn klaagzangen over de bijna ex-werkgever zijn collega’s demotiveert of met enthousiaste verhalen over zijn nieuwe werkkring anderen op ideeen brengt, het zal bijna altijd ten koste gaan van werktijd van collega’s.

Is het een oplossing om de werknemer zijn vakantiedagen te laten opnemen tot aan de vertrekdatum? Wettelijk gezien kan een werknemer daartoe niet gedwongen worden, maar je kan dit wel onderling afspreken als redelijke oplossing. Overweeg anders een vrijstelling – afhankelijk van de werkdruk op de afdeling en de negativiteit van de werknemer.

tip: probeer met de werknemer overeen te komen dat hij vakantiedagen opneemt tot de einddatum 

In andere gevallen zal het gewenst zijn dat de werknemer zijn unieke kennis van de organisatie nog overdraagt op collega’s. Ook kan het gewenst zijn dat de vertrekkende werknemer zijn eigen projecten nog zoveel mogelijk afrondt. In andere gevallen wil je als werkgever juist niet dat de vertrekkende werknemer nog contacten heeft met de klanten. In sommige gevallen is het wenselijk dat er een gezamelijke verklaring over het vertrek uitgaat naar relaties. Pas op dat een eenzijdig bericht over het vertrek niet zodanig negatief is dat dit als diffamerend kan worden beschouwd! Dat kan leiden tot schadeclaims en eisen tot rectificatie.

Probeer waar mogelijk de geode relatie met de vertrekkende werknemer te behouden. In het beste geval wordt een ex-werknemer een ambassadeur van de organisatie. Lees hier enkele tips om dat te bereiken.

Kosten lease-auto

Als de leaseauto van de vertrekkende werknemer eerder dan gepland moet worden ingeleverd bij de leasemaatschappij, krijgt de werkgever hiervoor een vaak (gepeperde) rekening gepresenteerd: de afkoopsom. Deze rekening kan – afhankelijk van de afspraken die daarover gemaakt zijn – al dan niet gedeeltelijk worden doorgeschoven naar de werknemer. Bespreek (voorafgaand aan het sluiten van lease-overeenkomsten) met een deskundige hoe de overeenkomst moet worden ingericht om te zorgen dat dit geen papieren tijger blijkt.

Voorkom ziek uit dienst!

Een medewerker die ziek uit dienst gaat, bijvoorbeeld omdat zijn contract voor bepaalde tijd afloopt, kan nog lange tijd voor kosten zorgen. Door invoering van de Wet Bezava worden met name grotere werkgevers nog lange tijd geconfronteerd met een veel hogere premie voor ziektekosten als een vertrekkende werknemer ziek uit dienst is gegaan of binnen 4 weken na de einddatum zich heeft ziekgemeld. Dit kan in het uiterste geval nog 12 jaar effect hebben. Soms is het goedkoper om het dienstverband nog te verlengen en de werknemer naar herstel te begeleiden. Overleg dit met een deskundige.

Zoekkosten

Maar de kosten blijven niet beperkt tot de verminderde arbeidsproductiviteit van de vertrekkende werknemer. Meestal zal er een nieuwe medewerker moeten worden gezocht, eventueel met behulp van een headhunter, die ook niet voor niks werkt. In de tussentijd kan er werk blijven liggen. Juist in een periode waarin het bedrijf een sprong voorwaarts wil maken, is dat een flinke tegenvaller.

Inwerktijd

Als er een nieuwe collega gevonden is, begint de inwerktijd. Daar moet tijd voor worden vrijgemaakt. Alleen al de kennismaking met de systemen en processen in de organisatie, zorgt de eerste paar weken voor verminderde productiviteit. Niet alleen bij de nieuwe medewerker, maar ook bij de collega die hem inwerkt. Overigens moet het belang van de inwerkperiode niet worden onderschat. Iemand die meteen in het begin een keer goed geleerd heeft hoe alles in het bedrijf werkt, hoeft dat niet steeds aan collega’s te vragen en maakt minder  beginnersfouten. Ook voelt een medewerker zich zekerder en kan effectiever zijn als hij weet hoe men in het bedrijf de zaken aanpakt. Aandacht voor inwerken betaalt zich snel terug.

Een fout bij het inwerken die helaas vaak wordt gemaakt, is dat de vertrekkende werknemer wordt ingeschakeld of iemand die niet zo productief is en het inwerken “er dus wel bij kan nemen”. Dat lijkt een efficiente oplossing.  De vraag is of dat zo’n verstandige keuze is. Welke werkwijze zal er dan worden overgedragen? Dat zal de werkwijze van de zwakste schakel van het bedrijf zijn. Het komt maar al te vaak voor dat de nieuwe collega meteen alle klachten en nadelen van het bedrijf mee krijgt: “Volgens de huisregels moet het zo, maar dat wordt toch niet gecontroleerd dus daar houdt niemand zich aan…” 

tip: laat een nieuwe medewerker niet inwerken door een vertrekkende of gedemotiveerde collega

Inwerkkosten terugvorderen?

Kunnen de kosten van inwerken verhaald worden op een vertrekkende werknemer die maar heel kort in dienst is geweest? Met werknemers kan een scholingskostenbeding worden gesloten. Het gebruikelijke inwerken van een nieuwe medewerker wordt algemeen beschouwd als een gewone verplichting van de werkgever. Die kosten kunnen niet worden teruggevorderd. Wil er sprake zijn van terugvorderbare scholingskosten, dan moet de werkgever kunnen aantonen dat die gemaakt zijn en de normale inwerkkosten overtreffen. Als dat goed omschreven is in het scholingsbeding, kunnen de redelijke kosten die de werkgever echt heeft moeten maken worden teruggevorderd als de medewerker al snel weer opstapt. In de jurisprudentie zijn wel voorbeelden te vinden waarin een werkgever een detacheerder of wervingsbureau aansprakelijk stelde voor de tevergeefs gemaakte inwerkkosten. Er zal dan wel sprake moeten zijn van omstandigheden waardoor de bemiddelaar een verwijt kan worden gemaakt van het ontijdig vertrekken van de werknemer.

Na een goede inwerkperiode kan de nieuwe medewerker eindelijk echt volop aan de slag. Met een beetje pech zijn er in totaal zes maanden verstreken waarin de arbeidsproductiviteit binnen de organisatie niet optimaal was. Afgezien van het loon van de betrokkenen, kan dit leiden tot gemiste kansen en verminderde groei.

Kan dat beter? 

In de eerste plaats is het natuurlijk zaak om goede medewerkers te behouden. Vaak spelen daarbij niet alleen het salaris, maar ook de doorgroeimogelijkheden een rol. Als het toch tot een vertrek komt, kan de schade beperkt worden door de vertrekkende werknemer enkele afgebakende taken op te dragen tot aan zijn vertrek.

De kosten van het inwerken kunnen behoorlijk worden teruggebracht door gebruik te maken van online inwerkdiensten. Met behulp van korte filmpjes en onlinetraining wordt een nieuwe collega door de bedrijfsprocessen geleid. Daarbij wordt de werkwijze aangeleerd op een optimale manier in plaats van voort te bouwen op de misschien minder gewenste werkwijze die binnen de afdeling standaard geworden is.

Als je ziet wat de werkelijke kosten van een vertrek zijn (enkele maanden verminderde arbeidsproductiviteit) dan dringt de vraag zich op waarom we ons zo druk maken over de transitievergoeding. Die staat –  zeker bij kortere dienstverbanden – niet in verhouding tot de verborgen kosten. Op die verborgen kosten valt nog flink te besparen door zowel het exittraject als het onboardtraject goed aan te pakken!

 

 

By